Blue Shark

Het is bijna weer zo ver. De vakantieperiode komt al voorzichtig om de hoek kijken. Een periode waar veel mensen met smart op zitten te wachten. Misschien zit je al zo lekker in de vakantiemodus, dat je je werk de laatste dagen voor je vakantie steeds meer laat liggen. Daar denk je tijdens je vakantie natuurlijk niet meer bij na, totdat je na je (welverdiende) vakantie weer aan het werk gaat… oeps. Wat een grote stapel werk! Er zijn ongetwijfeld een hoop mailtjes en taken bij gekomen in de periode dat je afwezig was. De moed zakt je al in de schoenen. Hoe fijn zou het dan zijn om je werk uit te stellen. Al is het maar voor heel eventjes. Toch even dat rondje langs je collega’s maken om te kletsen of extra lang doen over het halen van een kopje koffie. Maar pas op… Ondertussen wordt je achterstand alleen maar groter. Ga dit jaar extra goed voorbereid op (zomer)vakantie, zodat je daarna weer relaxed aan het werk kan. Hieronder mijn top 5 tips: #1 Stel je automatisch antwoord op binnenkomende mails in Waarschijnlijk weet je al dat je een automatisch antwoord kunt instellen op binnenkomende mails. Geef jezelf wat extra tijd na je vakantie door het automatische antwoord nog iets langer aan te laten staan. Begin je bijvoorbeeld weer op maandag met werken? Stel het automatische antwoord dan zo in dat het lijkt alsof je op woensdag weer aan het werk gaat. Zo heb je dus ruim de tijd om de mails op te pakken die tijdens je vakantie zijn binnengekomen. Je hoeft je dus niet direct op de meest recente mails te focussen. Behandel eerst de mails die de grootste prioriteit hebben. #2 Maak een to-do lijst Voordat je op vakantie gaat kan het handig zijn om een to-do lijstje te maken voor jou en je collega’s. Niet alle taken die jij doet zullen zij kunnen overnemen, maar ze kunnen je hierin wel ondersteunen. Bonus: je hebt gelijk inzichtelijk wat de lopende projecten zijn. Zo creëer je overzicht waar je prioriteit zou moeten liggen. Dit scheelt aan het einde van je vakantie weer voor jou. #3 Pak eerst de kleinere mails op Nu we toch met het onderwerp mailtjes bezig zijn… Stroomt je mailbox over na je vakantie en weet je niet waar je moet beginnen? Waarschijnlijk zakt de moed je dan al direct in de schoenen. Geen zorgen! Begin met de kleinere mails die minder tijd/aandacht van je vragen. Wanneer je er hier al een aantal van hebt kunnen wegwerken, zal je mailbox een stuk leger worden. Dat werkt natuurlijk super motiverend. Zo zul je zien dat het eigenlijk wel mee valt met de lastige casussen. #4 Sorteer je post Oké, dat je eerst de kleinere mails moet oppakken voordat je aan de grotere begint mag duidelijk zijn. Hetzelfde geldt voor de ongeopende post. Sorteer de binnengekomen post en maak hier verschillende stapels van. Doe je meestal niks met reclamefolders? Gooi ze dan direct weg. Het is extra handig als je alle enveloppen vast openmaakt en deze direct weggooit. Je kan dan direct zien waar je post betrekking op heeft. Door dit te doen heb je het overzichtelijk en zul je in één oogopslag zien wat voor taken je moet uitvoeren. #5 Bewaak je tijd Spreek een tijd met jezelf af, zodat je iets hebt om naar toe te werken. Niet al het werk hoeft op je eerste dag terug al klaar te zijn. Gun jezelf een pauze tussendoor om je hoofd weer leeg te maken. Beloon jezelf na een aantal uren werken. Lees bijvoorbeeld een hoofdstuk uit je favoriete boek of maak een kleine wandeling. Zo zorg je ervoor dat je gemotiveerd blijft om met je werk bezig te gaan. Goed, mocht je nog niet genoeg hebben aan bovenstaande tips, heb ik een paar bonus tips voor je: Blok ruim de tijd om je afspraken heen Zo voorkom je dat je bij een vergadering wordt verwacht terwijl je eigenlijk ook bij een andere afspraak wordt verwacht op hetzelfde moment. Gun jezelf de tijd om je werkzaamheden af te krijgen. Vraag aan je collega’s wat de belangrijkste punten zijn die je hebt gemist Naast dat het waarschijnlijk leuk is om te horen wat voor nieuwtjes je allemaal hebt gemist, kan het ook nuttige informatie zijn. Wees er dus alert op wat je collega’s je vertellen. Ruim je werkplek op tijdens je laatste werkdag Zorg ervoor dat je een lege werkplek hebt aan het einde van de dag. Zo kan je de dag echt goed afsluiten en loslaten. Wanneer je na je vakantie weer aan het werk gaat, begin je dus ook met een opgeruimde werkplek. Heerlijk! Dit zorgt ervoor dat je niet gelijk in de stress schiet wanneer je weer begint met werken. Ga na welke overleggen jij écht bij moet zijn Deze tip geldt voor zowel vlak voor als na je vakantie. Is het geen belangrijke vergadering? Overleg dan met je collega’s of je hem voor een keertje kan overslaan. Zo heb jij extra tijd om je achterstand weg te werken. Extra fijn: terwijl het overleg aan de gang is, is het hopelijk lekker rustig op kantoor waardoor jij je extra goed kunt focussen. Vergeet niet te genieten Die laatste paar dagen van je vakantie, voordat je weer aan het werk gaat, ben je ongetwijfeld al bezig met die stapels werk die op je liggen te wachten. Probeer dit pas echt op te pakken wanneer je weer aan het werk bent. Probeer dus écht van je vakantie te genieten. Je hebt het nota bene verdiend.

Voor de een is het zo makkelijk, terwijl de ander hier best wat moeite mee kan hebben: een goede balans tussen je werk en privé leven. Veel mensen (waaronder misschien je leidinggevende) vergeten soms dat werknemers naast hun werk ook nog een eigen privé leven hebben. En wat kan het veel energie kosten om dit te moeten jongleren. Wanneer je een slechte balans tussen werk-privé hebt, kan dit een negatieve impact hebben op je gezondheid. Dit kan stress opleveren, je een ongelukkig gevoel geven en het vermindert je productiviteit. Als je er niet tijdig iets aan doet, zou het zelfs tot een burn-out kunnen leiden. Zoals je weet: voorkomen is altijd beter dan genezen. Door de 8 tips hier onder te volgen heb jij je werk-privébalans binnen no time onder de knie. Ook ben je hiermee je persoonlijke vaardigheden aan het verbeteren. Klinkt goed, toch? Let’s go! Tip 1: Neem tijd voor jezelf in de ochtend Misschien denk je er niet bij na, maar iedereen heeft wel een routine. Zit het er bij jou ingebrand om uit bed te stappen en direct je laptop te openen om die mails direct te beantwoorden? Doorbreek dit routine direct. Neem eerst tijd voor jezelf wanneer je wakker wordt. Ga eerst douchen en ontbijten voor een goede start van de ochtend. Denk eerst aan jezelf en je lichaam, voordat je je in je werk gaat storten. Tip 2: Plan momenten voor jezelf in Deze stap sluit goed aan bij stap 1. Het is zo belangrijk om gedurende de werkdag aan jezelf te denken. Doe daarom iedere dag iets waar je plezier uit haalt. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan het lezen van een boek of een wandeling maken in je lunchpauze. Extra gezellig als je samen met je collega’s een wandeling gaat maken. Voldoende beweging zorgt voor stressvermindering. Dit leegt je hoofd waardoor je productiever bent op de werkvloer. Tip 3: Respecteer je privétijd Als je vrij bent, ben je ook echt vrij. Veel mensen vinden het lastig om thuis de werktelefoon en laptop echt uit te schakelen, maar dit is een belangrijke stap naar een betere balans. Wanneer je je laptop aan laat staan terwijl je vrij bent, is het zo makkelijk om toch nog even met je werk bezig te gaan. Probeer dit patroon te doorbreken. Tip 4: Richt je ideale werkplek in Deze stap is voor iedereen belangrijk, of je nu vanuit huis werkt of op kantoor aanwezig bent. Misschien heb je behoefte aan rust en wil je niet afgeleid worden. Werk je op kantoor en vind je het vervelend dat je je collega’s kan horen praten of typen? Neem dan je noise-cancelling koptelefoon mee naar kantoor. Vind je het juist prettig om een muziekje op de achtergrond te hebben en soms een praatje te maken met collega’s? Ook prima! Ga na wat jou helpt om je te concentreren. Richt jouw werkplek in op een manier waardoor jij zo productief mogelijk kan zijn. Tip 5: Stel prioriteiten Stel jezelf de vraag: Als ik mij op 1 ding mag focussen in het leven, wat zou dat dan zijn? Het antwoord op deze vraag is waar jouw hoogste prioriteit ligt. Het kan helpen om een lijstje te maken met jouw belangrijkste prioriteiten. Hierna kan je kijken of en hoe je hier een goede invulling aan kan geven in het dagelijkste leven om zo meer overzicht, voldoening en balans te krijgen. Tip 6: Plan je to-do lijst Het hebben van een to-do lijst kan je enorm helpen om inzicht te geven. Je kent het vast wel: zo’n dag waarop al je collega’s iets van je willen of je hulp ergens bij nodig hebben. Daardoor ben jij de hele dag met je collega’s bezig, terwijl je ook je eigen werk nog hebt liggen. Natuurlijk is het dan makkelijk om ’s avonds je laptop open te klappen en met je eigen taken bezig te gaan. Je voelt hem vast al aankomen: doorbreek dit patroon. Direct. Schrijf op je to-do lijst of een taak dringend is, of dat het ook de volgende dag (of de dag erna) uitgevoerd kan worden. Het kan helpen om hier een kleurensysteem bij toe te passen. Rood: deze taak heeft prioriteit en moet snel gedaan worden Oranje: deze taak heeft niet de hoogste prioriteit, maar is wel belangrijk Groen: deze taak kan later in de week worden uitgevoerd Door het maken van een to-do lijstje heb je al je taken overzichtelijk. Misschien dat je niet altijd ‘ja’ hoeft te zeggen wanneer een collega iets van je vraagt. Tuurlijk, je moet je collega’s helpen waar mogelijk. Houdt hierbij wel rekening met je eigen kunnen en grenzen. Immers heb je ook nog je eigen takenlijst die afgerond moet worden voor het einde van de dag. Tip 7: Neem je vakantiedagen op Misschien logisch om meer balans te krijgen, maar het nemen van een (welverdiende) vakantie is erg belangrijk voor je werk-privébalans. Zorg ervoor dat je minimaal twee weken per jaar vrij bent. Je hoeft niet eens per se op vakantie te gaan. Tijdens je vakantie is het belangrijk dat je je telefoon en laptop uitzet én uitlaat. Sluit je volledig af van je werk en focus je op dingen waar jij plezier uithaalt. Zo zorg je ervoor dat je batterij weer is opgeladen. Wanneer je vakantie voorbij is, begin je weer vol nieuwe energie. Tip 8: Ruim je werkplek op aan het eind van de dag Deze tip is voor de thuiswerkers, maar ook voor de mensen die op kantoor werken. Door een clean desk policy te handhaven krijg je rust. Je sluit aan het einde van je werkdag letterlijk je werkplek af. Je bureau dient leeg te zijn. Het is belangrijk dat ieder item wat je op je bureau hebt, een vaste plek heeft. Je kladblok bewaar je standaard in je bovenste lade, en je pennen bewaar je in het pennenbakje. Tijdens dit opruimproces ben je al bezig om je werkdag af te sluiten door alles een plek te geven. De volgende

Wanneer mensen te horen krijgen dat er functioneringsgesprekken op de planning staan, zullen veel hiervan schrikken. Het kan natuurlijk een spannend moment zijn. Je weet immers niet altijd wat je van zo’n gesprek kunt verwachten. Met onderstaande tips hoop ik je voor te kunnen bereiden op je functioneringsgesprek zodat je er met veel zelfvertrouwen naar toegaat! Van te voren Weet welke rol er van jou wordt verwacht. Het functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek waar beide partijen (werkgever en werknemer) de structuur en inhoud van het gesprek kunnen bepalen. Het uitgangspunt is dat de werkgever en werknemer gezamenlijk aangeven wat zij van elkaar verwachten. Bij een beoordelingsgesprek is dit anders; daarbij bepaald de leidinggevende de structuur én uitkomst van het gesprek. Weet dus dat je leidinggevende verwacht dat je zelf met punten komt om te bespreken tijdens het functioneringsgesprek. Om je goed te kunnen voorbereiden op een functioneringsgesprek is het belangrijk om te weten wat zo’n gesprek precies inhoudt. Een functioneringsgesprek verschilt namelijk van een beoordelingsgesprek. Tijdens een functioneringsgesprek worden zaken zoals persoonlijke inzet, sfeer en mogelijke verbeterpunten besproken. Tevens kan je bij het functioneringsgesprek je wensen bespreken, zoals bijvoorbeeld het volgen van een opleiding. Bij een beoordelingsgesprek ligt de nadruk op de prestaties van een bepaalde periode en wordt er gekeken naar de arbeidsvoorwaarden. Houdt hier van te voren dus rekening mee. Voordat je naar je functioneringsgesprek gaat is het belangrijk om jezelf voor te bereiden. Zaken waar jij aandacht aan wilt besteden kunnen tijdens dit gesprek worden besproken. Maak voor jezelf een lijstje met aandachtspunten voor het functioneringsgesprek. Mocht je er behoefte aan hebben, kan je dit lijstje tijdens het gesprek erbij pakken. Dit lijstje kan je als houvast gebruiken tijdens het gesprek wanneer je bepaalde punten bent vergeten. Maak notities Sommige mensen vinden het prettig om tijdens het functioneringsgesprek belangrijke afspraken op te schrijven. Door dit te doen heb je gelijk alles duidelijk en weten de betrokkenen waar ze aan toe zijn. De afspraken zijn terug te lezen, wat het hopelijk eenvoudig maakt om je ook daadwerkelijk daaraan te houden. Het is gebruikelijk dat je samen met je leidinggevende de gemaakte afspraken bespreekt tijdens een volgend functioneringsgesprek. Aandachtspunten Het functioneringsgesprek moet uiteraard zorgvuldig gebeuren. De medewerker en de leidinggevende moeten zich beide veilig voelen tijdens dit gesprek. Om de zorgvuldigheid te waarborgen kan je de volgende tips gebruiken: Geef van te voren aan welke onderwerpen je wilt bespreken Het kan helpen om een agenda op te stellen. Dit hoeft niet uitgebreid te zijn Spreek van te voren af hoeveel tijd jullie beide denken nodig te hebben voor het gesprek Zoals eerder genoemd; het kan helpen om aantekening te maken tijdens het gesprek Zorg ervoor dat jullie niet gestoord kunnen worden tijdens het gesprek Tijdens het functioneringsgesprek Het eerste punt tijdens het functioneringsgesprek is om te kijken naar de afgelopen periode. Hier horen ook de gemaakte afspraken bij tijdens het vorige gesprek. Ga samen na of de afspraken gerealiseerd zijn zoals ze vastgelegd werden tijdens het vorige gesprek. Mocht dit niet het geval zijn, ga dan na waarom dit niet is gebeurd. Ga na hoe je de afgelopen periode hebt ervaren. Hierbij kan je denken aan concrete taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de wijze van het functioneren daarin. Mocht je ergens tegen aanlopen, is dit het moment om dat kenbaar te maken. Je kan nu samen met je leidinggevende afspraken maken voor de komende periode, mocht dat nodig zijn. Maak kenbaar hoe de samenwerking tussen jou en je collega’s is verlopen: Hoe lig je in de groep? Op welke manier heb je de samenwerking ervaren van de afgelopen periode? Hoe ervaar je de collegialiteit onderling? Een ander punt wat niet onbelangrijk is, maar veel mensen wel spannend vinden is het bespreken van de samenwerking tussen jou en je leidinggevende. Mochten hier knelpunten zijn, is het toch belangrijk dat je leidinggevende hier vanaf weet. Door feedback te ontvangen kan je leidinggevende hopelijk er iets aan doen om de eventuele knelpunten te verbeteren. Belangrijke punten waar je over na kunt denken zijn: Hoe heb je de onderlinge samenwerking ervaren de afgelopen periode? Wat is jouw mening over je leidinggevende betreffende:– Overleg wanneer er iets wijzigt binnen jouw werkzaamheden– Open staan voor het ontvangen en geven van feedback– Ondersteunen, helpen, motiveren, begrip tonen en begeleiden van jou als medewerker Hoe denk je binnen het bedrijf over zaken zoals bijvoorbeeld veiligheid, gezondheid, personele bezetting? Ervaar je deze punten als positief of negatief? Voor jezelf kan het prettig zijn om dit kenbaar te maken. Voor je leidinggevende kan dit feedback zijn waar hij/zij iets mee kan. De komende periode Als jullie het tijdens het bespreken van de gemaakte afspraken het hier nog niet over hebben gehad, is dit een mooi moment om de volgende onderwerpen aan te snijden: heb je op professioneel gebied wensen, ideeën of verwachting? Zo ja, hoe kan jouw leidinggevende jou daarin ondersteunen? Loop je ergens tegen aan, geef dan aan wat hier volgens jou verbeterd zou kunnen worden. Maak afspraken met elkaar Oké, nu heb je duidelijk in kaart gebracht wat je wensen en verwachting zijn voor de komende periode. Ook de aandachtspunten en eventuele taken zijn als het goed is besproken. Welke concrete afspraken zou je aan de hand daarvan willen maken? Maak dit nu bespreekbaar met je leidinggevende. De belangrijkste regel hierin is dat er antwoord komt op de vragen: wie, wat, wanneer en hoe. Om het helemaal overzichtelijk te maken, kan je een POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) opstellen. Een onderdeel hiervan is om je doelen SMART te noteren. Een SMART doel houdt in:– Specifiek– Meetbaar– Acceptabel– Realistisch– Tijdgebonden Voor het maken van afspraken is het handig om onderscheid te maken tussen de korte en lange termijnacties.De afspraken die op korte termijn vervuld kunnen, hebben kleinere stappen nodig. Wat kan je in bijvoorbeeld de komende week of maand al realiseren? Zijn er acties die langer de tijd nodig hebben voordat ze gerealiseerd kunnen worden? Dan wordt dit een afspraak voor de lange termijn. Vraag jezelf af wat je over

Het lijkt voor buitenstaanders misschien erg eenvoudig, even notuleren bij die ene vergadering. Hier gaat echter meer voorbereiding en naslagwerk in zitten dan veel mensen denken. Voor iedere vergadering waar je moet notuleren is het belangrijk dat je weet wat de agendapunten zijn.Dit is belangrijk omdat jij dan precies weet wat de belangrijkste onderwerpen zijn die jij in jouw notulen verwerkt. Er wordt tegenwoordig steeds meer digitaal genotuleerd, via een laptop of tablet. Toch hebben veel notulisten nog voorkeur voor ouderwets notuleren met pen en papier. Wat jouw voorkeur ook is, ik help je graag met een goede basis voor het notuleren. Hopelijk heb je na het lezen van dit artikel antwoorden op de volgende vragen: Wat doe ik met ingewikkelde discussies waar iedereen door elkaar praat? Hoe moet ik reageren als iets me niet duidelijk is? Hoe zorg ik ervoor dat ik precies weet wat er straks in mijn notulen moet komen? Moet je notuleren voor je manager of leidinggevende? Dan is de kans groot dat hij inhoudelijk beter op de hoogte is van de agendapunten die worden besproken tijdens de vergadering. Aan jou de taak om er een goedlopend en overzichtelijk verslag van te maken. Daar komt natuurlijk het nodige werk bij kijken. Er wordt van jou verwacht dat je beschikt over de specialistische kennis waar de vergadering over gaat en dat je dit vervolgens verwerkt in je verslag.   Het is belangrijk dat je voldoende inzicht hebt in de doelen van de vergadering. Dit zal in het begin misschien nog de nodige moeite kosten, maar geloof me: oefening baart kunst. Help, ik moet notuleren! Waar moet ik beginnen? Wordt er aan je gevraagd of je wil notuleren maar heb je hier (nog) geen ervaring mee? Waar moet je beginnen? Het kan zijn dat je schrikt van deze vraag en je je niet goed voorbereid voelt. Neem voor jezelf niet te veel hooi op je vork. Begin daarom te notuleren bij een gemakkelijk en misschien kleiner overleg. Zo is het waarschijnlijk overzichtelijker voor je dan wanneer je gelijk bij een groot en heel belangrijk overleg gaat notuleren. Bouw dit stap voor stap voor jezelf op. Zorg dat je naast de voorzitter gaat zitten. De voorzitter zit waarschijnlijk aan het hoofd van het tafel waar hij goed door iedereen te zien is. Alle deelnemers van de vergadering zullen vaak in de richting van de voorzitter praten, waardoor jij iedereen goed kan verstaan. Mocht het voorkomen dat iets je niet helemaal duidelijk is tijdens de vergadering, kan je dit tussendoor aangeven en vragen om extra uitleg. Het is immers van groot belang dat jij jouw notulen zo goed mogelijk kan uitwerken. Mocht je na de vergadering nog vragen hebben over bepaalde agendapunten, vraag dit dan na bij de aanwezige collega’s. Waarschijnlijk zullen zij jou graag wil helpen. Met pen en papier of digitaal notuleren? Denk na wat voor jou het makkelijkst werkt: notuleren met pen en papier of digitaal, dus via je laptop of tablet. Het voordeel aan pen en papier gebruiken is dat je steekwoorden kunt opschrijven. Het nadeel hieraan is, is dat het je meer tijd zou kosten om je notulen uit te werken. Uiteindelijk heb je de notulen toch digitaal nodig. Een ander nadeel aan het notuleren met pen en papier is dat je snel moet beginnen met het uitwerken van je verslag. Door steekwoorden te gebruiken, zal je sneller vergeten wat er precies is gezegd in de vergadering. Een nadeel van digitaal notuleren is dat je onbewust al automatisch perfect uitgewerkte zinnen wilt formuleren. Hierdoor ligt je focus meer bij je laptop of tablet dan bij de vergadering zelf. Ga dus na wat voor jou het beste werkt. Chaos tijdens de vergadering Het kan voor komen dat het tijdens de vergadering erg rommelig is. Dit kan je vaak al zien in de voorbereidingen naar de vergadering toe. Wanneer er meerdere kanalen worden ingezet, zoals mail, WhatsApp, of andere communicatie platformen, kan je het overzicht verliezen. Zorg er dus voor dat de communicatie betreffende de vergadering via één platform verloopt. Tijdens de vergadering zelf kan het ook chaotisch worden. Dit wordt door veel notulisten als vervelend ervaren. Houdt dus rekening met de struikelblokken die je tijdens een vergadering kunt ervaren. Hieronder een aantal voorbeelden van wat een vergadering chaotisch maakt: collega’s houden zich niet aan de agendapunten collega’s praten over totaal andere onderwerpen men praat door elkaar heen (ruis) de voorzitter heeft geen controle men komt slecht of zelfs niet tot besluiten Als notulist is het belangrijk om het overzicht te houden. Wanneer de aanwezige deelnemers door elkaar gaan praten, is het voor jou moeilijk om het gesprek te kunnen volgen en te notuleren. Wanneer het voorkomt dat jouw collega’s door elkaar heen gaan praten, kan het geen kwaad om aan te geven dat je dit als vervelend ervaart. Het is immers voor iedereen van belang dat de vergadering zo soepel mogelijk verloopt. De notulen uitwerken Oké, de vergadering zit erop. Nu is het van belang dat je zo snel mogelijk jouw notulen gaat uitwerken en gaat verspreiden over je collega’s. Gebruik hiervoor de agendapunten als houvast. Door per agendapunt de acties en afspraken te benoemen is het overzichtelijk om te lezen. De gemaakte afspraken zijn gemakkelijk te vinden, wat voor jouw collega’s tijd kan besparen. Noteer bovenaan je notulen altijd de aanwezige personen bij de vergadering. Vermeld hierbij ook wie de voorzitter is. Voor het uitwerken van je notulen van een gewone vergadering zul je waarschijnlijk 1 uur bezig zijn.  Met een gewone vergadering wordt bedoeld dat deze vergadering van te voren goed was voorbereid, er waren goede werkomstandigheden en er werd gesproken in begrijpelijke taal. Voor een pittige vergadering zul je ongeveer 2 uur bezig zijn met het uitwerken van je notulen. Bij een pittige vergadering ben je goed voorbereid, maar begrijp je niet altijd waar je collega’s over spreken. Houdt er rekening mee dat je je zinnen neutraal moet formuleren. Zorg ervoor dat jouw mening niet naar voren komt. Dit kan als onprofessioneel

Iedere ondernemer krijgt ermee te maken: het versturen van facturen. De een vindt het fantastisch, terwijl de ander er tegenop ziet. Zit je eraan te denken om je facturatie uit te besteden? Er zijn veel bedrijven die je hierbij kunnen helpen. Het grootste voordeel van je facturatie uitbesteden is natuurlijk dat jij er niet meer aan hoeft te denken. Het wordt immers allemaal voor je geregeld. Het is van groot belang dat je facturatie op orde is. Met een strak beleid voorkom je dat debiteuren niet betalen, en krijg je op tijd je geld binnen. Zo hou je dus grip op je cashflow. Maar waar moet je aan denken bij het kiezen van een factoringsbedrijf? Dat leg ik je hieronder graag uit. Ga na welke vorm het best bij jouw onderneming past Er zijn bedrijven die van haar klanten vereist dat ze een minimale omzet per jaar draaien. Dat is geen gekke keuze als je bedenkt hoe de factoring bepaald wordt. Deze kosten worden namelijk berekend als percentage van de factuurbedragen. Als je als ondernemer facturen met lage bedragen verstuurt, vindt een bedrijf het dus niet altijd interessant om een samenwerking aan te gaan. Hier zouden ze dus weinig provisie op verdienen. Natuurlijk bestaan er uitzonderingen per branche. Ga dus goed na wat voor jouw onderneming van toepassing is. Lees reviews Zelf doe ik het altijd graag: reviews lezen van bedrijven voordat je een samenwerking aangaat. Is er een bepaald punt wat je steeds ziet terugkomen in de reviews, maar lijkt het bedrijf verder wel geschikt voor een samenwerking? Het kan nooit kwaad om contact te zoeken met het desbetreffende factoringbedrijf en te vertellen dat je een aantal punten van kritiek hebt gevonden in de reviews. Kijk hoe ze hierop reageren voordat je een definitieve samenwerking aangaat. Vergelijk provisies Het kan nooit kwaad om bij meerdere bedrijven te kijken wat voor jou de maandelijkse kosten zullen zijn. Vergelijk deze kosten met elkaar voordat je een beslissing maakt. Natuurlijk wil je zo voordelig mogelijk uit zijn. Vraag om deze reden bij meerdere partijen een offerte aan en ontdek welk factoringbedrijf jou het meest aanspreekt. Betalingstermijn Ga na wat de betaaltermijn is bij het bedrijf waar je eventueel mee zou willen samenwerken. De meeste bedrijven hanteren een betaaltermijn van maximaal 30 dagen. Maak hier heldere afspraken over zodat je van te voren weet waar je aan toe bent. Transparantie Zorg dat je een samenwerking aangaat met een bedrijf die volledig transparant is. Het zou namelijk enorm zonde zijn als er achteraf verborgen kosten verbonden zouden zijn. Het is belangrijk dat je inzicht en overzicht houdt over je administratie. Zo blijf je in controle. Voordelen van je facturatie uitbesteden Je houdt meer tijd over om je op het groeien van je onderneming te focussen. Dit is kostbare tijd die niet iedereen wil opgeven voor het versturen van de facturen. Door een samenwerking met een professioneel bedrijf aan te gaan zullen de facturen waarschijnlijk sneller betaald worden door je debiteuren. Zij monitoren de betalingstermijn voor je en nemen actie wanneer dit nodig is. Een externe partij is professioneel. Door de facturatie in eigen beheer te houden kunnen medewerkers wellicht wat voorzichtiger zijn omtrent het versturen van herinneringen of aanmaningen. Het kan voorkomen dat er makkelijker fouten worden gemaakt. De facturatie verzorgen is niet iets wat deze professionals zomaar doen. Ze hebben verstand van de zaken waar ze mee bezig zijn. Hierdoor weet je dat ze goed en professioneel werk zullen verrichten. Door de facturatie uit te besteden hoef je hier niet een nieuwe medewerker voor aan te nemen. Over het algemeen is het als ondernemer voordeliger om de facturatie door een professioneel bedrijf te laten doen, dan hier een nieuwe medewerker voor in dienst te nemen. Nadelen van je facturatie uitbesteden Ja, ondanks dat het uitbesteden van je facturen veel positieve kanten kent, zijn er natuurlijk ook nadelen aan verbonden. Veel bedrijven bieden vaak niet automatisch debiteurenbeheer aan. Mocht je het prettig vinden dat het factoringbedrijf debiteurenbeheer van je overneemt, dan zou je hier vaak een extra abonnement voor moeten afsluiten. D aar zijn natuurlijk ook extra kosten aan verbonden. Wanneer er geen debiteurenbeheer is, betekent dat dat je facturen wel verstuurd zullen worden maar dat er daarna geen actie wordt ondernomen die tot betaling zal leiden. Juist veel ondernemers vinden het prettig als dit wel het geval is. Ga dus goed na of het factoringbedrijf waarin je geïnteresseerd bent debiteurenbeheer aanbied. Een ander nadeel van het uitbesteden van je facturatie is dat het niet gegarandeerd is dat je een betaling zult ontvangen. Het bedrijf is immers verantwoordelijk voor het versturen van de facturen. Betaald de debiteur niet? Dan is het factoringbedrijf verantwoordelijk voor het nabellen van de debiteur. Hij staat niet garant voor een betaling. Zo kan het dus zijn dat je kosten maakt om de factuur te laten versturen, terwijl de factuur niet betaald wordt door de debiteur. Dat is natuurlijk een vervelende situatie. Wanneer je zelf je facturatie beheert, kan dat een mooi contactmoment met je klanten opleveren. Veel ondernemers zien het dus als een nadeel dat je dit moment mist wanneer je een bedrijf hebt ingeschakeld. Alles duidelijk? Bedankt voor het lezen van mijn artikel. Ik hoop dat je wat hebt gehad aan bovenstaande tips en informatie. Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Plan dan hier een vrijblijvend gesprek in met één van onze experts. 

Misschien herken je het wel: je administratie is één grote chaos. Laten we eerlijk zijn, niet iedereen zit op een berg administratie te wachten. Gelukkig ben je hierin niet de enige. Er zijn een heleboel makkelijke oplossingen voor dit bekende probleem. Door de onderstaande 3 tips te gebruiken bij het opzetten van je administratie zorg je ervoor dat deze zo efficiënt mogelijk zal zijn. Ik hoop dat ik je structuur kan aanbieden voor het inrichten van je administratie. Eerste stap: het verzamelen De eerste stap voor het efficiënt opzetten van je administratie bestaat uit het verzamelen van de toepasselijke documenten en papieren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de enveloppen die je nog niet hebt geopend, maar ook aan al die brieven die over je pensioenoverzicht gaan. Ga alle kamers in je huis of kantoor bij langs en verzamel alle papieren die van toepassing zijn voor je administratie op één grote stapel. Heb je sommige delen van je administratie al verwerkt in mappen? Verzamel deze mappen dan ook bij je stapel. Zorg dus dat je alles bij elkaar hebt.Door alle papieren en brieven op één grote stapel te verzamelen zie je hoeveel onverwerkte administratie je eigenlijk echt hebt. Hier begint het overzicht!Wanneer je ervoor kiest om niet alles op één stapel te verzamelen, kan het zijn dat je onbewust gaat filteren. Je hebt er nu voor gekozen om aan je administratie te werken, doe het dan in één keer goed. Tweede stap: het sorteren Oké, je hebt nu een grote stapel met alle relevante papieren en brieven. En nu? Het kan zijn dat je dit overweldigend vindt om te zien en niet goed weet waar je moet beginnen. De stapel is nu wel erg groot en chaotisch. Maar gelukkig weten we: het moet altijd slechter worden voordat het beter wordt. Maak je dus geen zorgen, je komt er heus wel uit! Nu is het tijd om te bepalen welke stapels je wilt gaan maken. Sorteer je stapel per categorie, dus bijvoorbeeld stapels voor: Huis: documenten met betrekking tot hypotheek of huur zoals huurovereenkomst Werk: arbeidsovereenkomst, salarisverhogingen, jaaroverzichten en salarisstrookjes Belastingdienst: berichten over toeslagen en aangiftebrieven Bank: overeenkomsten, correspondentie, algemene voorwaarden en afschriften Studie: diploma’s, (stage)overeenkomsten en berichten van DUO Auto: aankoopbewijzen en onderhoudsoverzichten Pensioen: jaarlijks pensioenoverzicht en overige informatie Verzekeringen: premies en polissen van zorgverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en overige verzekeringen Contracten: langdurige contracten zoals met je energieleverancier of telefoonprovider Garantiebewijzen: aankoop- en garantiebewijzen van apparatuur zoals laptop, telefoon of spelcomputer Herinneringen: persoonlijke herinneringen, krantenknipsels en foto’s. Dit is natuurlijk een voorbeeld van hoe je je administratie zou kunnen verwerken. Zelf merk ik dat ik dit een prettige manier vind, maar dit hoeft niet voor iedereen goed te werken. Ga na wat voor jou prettig werkt.Houdt bij het sorteren rekening met brieven waarop je nog actie moet ondernemen, zoals facturen. Tijdens het sorteren per stapel is het belangrijk om te kijken welke papieren je echt moet bewaren en welke je kan weggooien. Als je dit per stapel hebt gedaan, kan je de documenten verwerken in een map. Waarschijnlijk kan je meerdere onderwerpen in één map bewaren, werk daarom in de mappen met tabbladen om het overzichtelijk te houden. Derde stap: weggooien of bewaren Als je je administratie bijhouden een vreselijke klus vindt waar je tegen op ziet, zal dit waarschijnlijk de leukste klus voor je zijn. Het weggooien van niet relevante papieren en brieven. Dat ruimt lekker op! Ga stapel per stapel bij langs om te kijken welke documenten echt belangrijk zijn om te bewaren. Mijn advies: gooi papieren niet té snel weg. Wie weet komen ze later nog van pas. Yes, ik heb mijn administratie efficiënt opgezet, en nu?   Gun jezelf de tijd Wanneer je een grote stapel papierwerk ziet, kan dit overweldigend zijn. Probeer om je niet te laten overdonderen door de hoeveelheid aan papier op je bureau.Verwacht niet van jezelf dat je deze stapel papier in één keer kan wegwerken. Gun jezelf de tijd om alles te verwerken in je administratie, zodat de kans op fouten maken kleiner is. Ga stap voor stap te werk en neem voor jezelf niet teveel hooi op je vork. Onthoud wel dat het je veel rust kan brengen wanneer je de klus hebt afgerond. Doordat je de stapel papier steeds kleiner ziet worden, kan dit stress verminderend werken. Neem een vast moment voor je administratie Oké, je stapel vol met brieven en papieren heb je geordend en verwerkt in mappen. Super! Nu is het belangrijk om dit goed bij te houden, zodat je niet nog een keer zoveel tijd kwijt bent aan je administratie. Neem daarom een vaste dag in de week waarop je je gaat focussen op de administratie. Zo weet je van te voren dat je hier bijvoorbeeld iedere dinsdagmiddag mee bezig bent en kan je die tijd dus voor je administratie reserveren. Door op een vast moment met je administratie bezig te zijn, hoef je er de rest van de week niet aan te denken. De bewaarplek van je mappen Ik kan je aanraden om je mappen op een toegankelijke plek in je huis of kantoor te bewaren. Doordat je er vrijwel geen moeite voor hoeft te doen om bij je mappen te kunnen komen, zal je ze er waarschijnlijk sneller bij pakken wanneer dit nodig is. Hoe minder je hoeft te doen, hoe makkelijker het gaat en blijft gaan in de toekomst. Alles duidelijk? Bedankt voor het lezen van mijn artikel. Ik hoop dat je wat hebt gehad aan bovenstaande tips en informatie. Het zou super zijn als ik je heb kunnen motiveren om die grote berg papieren eindelijk eens te verwerken! Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen voor mij? Plan dan hier een vrijblijvend gesprek in. 

We zijn tegenwoordig steeds drukker en onze agenda’s stromen soms over. Dit kan stress met zich meebrengen. Het belang van handig agendabeheer neemt hierdoor steeds sneller toe. Zorg ervoor dat je agenda in één opslag overzichtelijk is. Het overzicht bewaren is een kwaliteit die ik vol trots bezit, dus hier help ik je graag bij! De basis: wat moet sowieso in je agenda staan? Bij iedere agenda afspraak is het belangrijk dat je in ieder geval de volgende zaken noteert: Datum, tijd en locatie Aanwezigen Doel van de afspraak/agenda Ondersteunende documenten Soort afspraak (skype, face-to-face, etc..) Nou ga ik ervanuit dat bovenstaande punten geen verrassing voor je zijn en je dit al noteert. Maar, er is natuurlijk meer wat je niet kunt missen in je agenda: Werkafspraken met anderen en vergaderingen Deze afspraken zijn tijdsgebonden en zijn dus onmisbaar in je agenda. Door dit allemaal te noteren is het overzichtelijk en weet je waar en hoe laat je ergens wordt verwacht, ideaal! Terugkerende afspraken Heb je iedere maandagochtend een vergadering? Noteer dit als een terugkerende afspraak. Zo hoef je er niet constant aan te denken om dit te verwerken in je agenda. Houdt er wel rekening mee dat je deze afspraken niet té ver van te voren plant, want je weet niet of hier iets in gaat veranderen. Het kan helpen om terugkerende afspraken een kleuraanduiding te geven. Reistijd Werk je veel buiten de deur? Plan je reistijd in. Zo krijg je een realistischer beeld van de hoeveelheid tijd die je op een dag overhoudt. Er zijn veel mensen die dit vergeten te noteren en daardoor in de knoop komen met hun afspraken. Sociale evenementen Grote kans dat je deze afspraken niet consequent noteert in je agenda. Toch is dit handig om te doen. Denk hierbij aan afspraken met vrienden of je afspraak bij de kapper. Houdt het overzichtelijk voor jezelf door dit te noteren zodat je in één oogopslag alles duidelijk hebt. Ochtend- en avondrituelen Plan voor iedere ochtend en avond een halfuur tot een uur voor jezelf vrij in je agenda. In dit tijdsbestek kan je ’s ochtends lekker opstarten en ’s avonds goed de dag afsluiten. Zo begin je je dag fris en overzichtelijk, en sluit je de werkdag ook écht af als je vrij bent. Doe in deze tijd wat jij prettig vind en wat voor jou helpt om de dag goed te beginnen te eindigen. Kijk regelmatig in je agenda Door regelmatig in je agenda te kijken weet je precies wat er die dag speelt en wat er van je wordt verwacht. Zo zijn er geen onverwachte afspraken waar je niet op voorbereid bent. Kijk om dezelfde reden aan het einde van de dag naar de planning voor de dag daarna. Misschien wordt je ’s ochtends vroeg wel ergens verwacht wat je anders over het hoofd had gezien. Plan tijdsblokken in Wanneer je een nieuwe afspraak in je agenda maakt, is het handig om deze afspraak voor minimaal 30 minuten in je agenda te zetten. Vul deze afspraken met concrete acties en taken die je dan moet doen. Noteer in je agenda wanneer je iemand moet bellen, maar ook wanneer je pauze moet houden. Wanneer je je pauze inplant is de kans groter dat je echt even pauze neemt. Gebruik deze tijd voor jezelf. Dus ga naar buiten en wandel een stukje, of lees een hoofdstuk uit dat leuke boek. Noteer alle afspraken Dit geldt voor werk en privé. Natuurlijk, voor je werkafspraken is het logisch dat je de afspraken in je agenda noteert. Maar het is net zo belangrijk om je privé afspraken op te schrijven. Zo heb je snel alles overzichtelijk en maak je geen dubbele afspraken. Maak gebruik van de beschikbare functies Als je gebruik maakt van een digitale agenda is het handig om je te verdiepen in de functies die worden aangeboden. Een goede manier om herinneringen in te stellen is de ‘hele dag’ functie. Zelf vind ik dit een erg prettig hulpmiddel om herinneringen te ontvangen. Je kan zelf kiezen na hoeveel tijd je een nieuwe herinnering ontvangt op je scherm. Gebruik kleuraanduidingen Om het snel overzichtelijk te hebben welke afspraak waarvoor is bedoeld, vind ik het zelf erg prettig om gebruik te maken van kleuraanduidingen. Voor privé afspraken kies je bijvoorbeeld rood en voor vergaderingen paars. Je pauze is altijd oranje en de telefoontjes die je moet plegen zijn blauw gekleurd. Door dit langere tijd te gebruiken ga je de kleuren herkennen en is het snel overzichtelijk voor je wanneer je welke actie moet ondernemen. Gebruik twee schermen Als je gedurende de dag veel achter je laptop werkt, kan het prettig zijn om daar 2 schermen op aan te sluiten. Houdt op 1 scherm altijd je agenda open, zodat je deze snel kan raadplegen. Wanneer iemand vraagt wanneer je tijd hebt, hoef je je agenda niet te zoeken maar kan je er zo in kijken wanneer je plek hebt. Deel je agenda Mijn collega’s kunnen meekijken met de afspraken in mijn agenda en vice versa. Ik vind dit zo makkelijk! Zo weet ik precies waar iedereen is en wanneer iemand beschikbaar is om een meeting in te plannen. Accepteer geen vage aanvragen Elke afspraak die je in je agenda zet moet proactief en de tijd waard zijn. Jij bent de bewaker van je eigen agenda en het is jouw taak om deze zo productief mogelijk te houden. Wanneer je reageert op agenda aanvragen zou elke aanvrager jou van de reden en het doel van de afspraak moeten voorzien. Is alles duidelijk? Ik hoop dat ik je heb kunnen helpen met het (re)organiseren van je agenda. Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen voor mij? Plan gerust een vrijblijvend gesprek in met mij via hier